Se ti dico “organizzare” e “casa” la prima cosa che ti verrà in mente potrebbe essere “armadio” oppure “scrivania”… Ma sono certa che, se ci pensi bene, potresti realizzare che anche le tue scartoffie domestiche potrebbero aver bisogno di un bel riordino e di una bella organizzazione. (Lo sai, vero, che ordine e organizzazione non sono la stessa cosa?).

Vediamo quindi quali sono i passi da fare quando vogliamo organizzare una volta per tutte il nostro sistema domestico di archiviazione dei documenti di casa.

Una precisazione importante

La buona organizzazione di un archivio non è utile solo alla conservazione, ma soprattutto per avere la possibilità di recuperare un particolare documento nel momento in cui ci serve, con poca fatica e in pochissimo tempo. Altrimenti, se volessimo solamente conservare, basterebbe un gran baule e butteremmo tutto lì dentro, senza pensarci più!

Raccolta

Un primo passo molto importante per cominciare a organizzare è quello di raccogliere in un unico punto tutte le carte e documenti sparsi per casa. Anche nella tua gestione quotidiana: decidi un punto preciso (un cestino, una vaschetta, un portacarte…) in cui depositare la posta in arrivo e le carte che arrivano in casa, in modo che non vadano disperse.

Revisione periodica

Ogni tot tempo, o quando la mole di documenti accumulati supera il livello di guardia, è il momento di esaminarli e smistarli. Questa operazione andrebbe svolta periodicamente.

Per la revisione, munisciti di:

• tagliacarte (o qualcosa di simile): per aprire comodamente le buste ancora chiuse (perchè ci saranno…)
• graffettatrice: per pinzare insieme i fogli che appartengono ad una stessa comunicazione.

Esamina quindi un documento alla volta e chiediti: “C’è qualcosa che devo fare?”. Le risposte possibili sono:

1. Sì: devo pagare, rispondere, telefonare… Se è una cosa veloce falla subito, altrimenti tieni questo documento da parte e ci penserai in un secondo momento. Metti nella tua lista di cose da fare quella di provvedere a queste richieste.
2. No, ma lo devo tenere: lo devi archiviare. Per esempio: bollette pagate perchè domiciliate, comunicazioni della banca, ricevute… (nel mio sito nella sezione “risorse per te” puoi trovare uno schema riassuntivo dei tempi di conservazione dei diversi documenti. E’ proprio quello che ti serve? Scaricalo da qui!)
3. No, e non mi serve o non mi interessa: elimina, cioè butta via! Pubblicità, volantini…

Archiviazione

A questo punto, avrai selezionato tutti i documenti che vuoi tenere, e per i quali quindi occorre creare una buona organizzazione.

La prima cosa da fare quindi è quella di dividere i vari documenti in categorie, a seconda dell’ambito a cui si riferiscono.

Questa fase è molto importante perché le categorie devono essere a seconda della nostra capacità di associazione, in modo che ci venga facile mentalmente l’assegnazione di ogni documento alla sua categoria.

Per un suggerimento, ecco alcune categorie di esempio:

• banca
• bollette
• casa
• esami medici
• ricevute mediche per la dichiarazione dei redditi
• auto

Alcune di queste categorie poi, avranno delle sotto-categorie:

• banca: conto, libretto, carta di credito…
• bollette: luce, acqua, gas, rifiuti, telefonia…
• casa: amministrazione condominio, mutuo, manutenzione…
• esami medici: referti, prescrizioni…
• ricevute mediche: scontrini della farmacia, ticket pagati, ricevute di prestazioni sanitarie…
• auto: assicurazione, bollo, revisione, cambio gomme…

Prima di correre a comprare raccoglitori e cartelline, osserva la mole di documenti per ciascuna categoria e tieni conto del fatto che alcune sono categorie dinamiche, cioè in continuo aggiornamento (i documenti cioè aumentano periodicamente, come per esempio le bollette) mentre altre sono categorie statiche, come per esempio i documenti del mutuo, cioè non si aggiornano più.

Inoltre devi fare una riflessione anche su dove conserverai questi documenti: in quale stanza? In che mobile? Considera altezze e spazi a disposizione. Quello che è importante è che tu decida uno spazio dedicato a questo scopo.

Gli strumenti

Queste osservazioni sono utili per considerare quali siano gli strumenti più adatti per la conservazione, quindi prima pensa e dopo compra! 😉

• Per i documenti statici e di poco volume potresti scegliere delle cartelline con i lembi ripiegabili e con l’elastico, o le buste trasparenti con il bottoncino, o cartelline a soffietto.

• Per le categorie di documenti dinamici potresti usare raccoglitori ad anelli con buste forate trasparenti, oppure cartelline con maggior spessore…

(Ti metto i link di Amazon solo a titolo esemplificativo, puoi trovare questi prodotti in qualunque cartoleria!)

Infine, quello che è molto importante è che ogni cartellina, busta o raccoglitore abbia una etichetta che indichi in modo chiaro la categoria. Non sottovalutare il potere del colpo d’occhio! Guadagni tempo e mentalmente il lavoro è più facile!

Nessuno strumento sostituisce il comportamento

Lo dico sempre ai miei clienti. Puoi fare in modo di creare l’ambiente e lo spazio organizzato più favorevole possibile al mantenimento dell’ordine, ma poi quello che farà davvero la differenza a lungo termine sarà il tuo comportamento, cioè le tue azioni!

Puoi aver allestito un archivio documenti bellissimo ed efficientissimo, ma se poi non lo usi e lasci che le carte si accumulino sul tavolo della cucina… Serve a ben poco!

Quindi:

• decidi uno spazio preciso in cui raccogliere i documenti in entrata (quando arriva la posta, quando porti a casa qualcosa…)
• revisiona periodicamente (una volta alla settimana, una volta al mese…) l’insieme delle carte raccolte secondo le istruzioni che ti ho spiegato.

L’organizzazione non parte da fuori, parte da dentro: sei tu che hai voglia di cambiare e ti metti in moto per farlo. Sei tu che scegli una azione, al posto di un’altra per tenere viva una sensazione e un’esigenza: quella della chiarezza e della semplificazione.

Se vuoi sapere come ho organizzato io i miei documenti puoi trovare dei post e delle foto a riguardo sulla mia pagina Facebook e sul mio profilo Instagram.

Inoltre, nel mio sito trovi anche un servizio specifico per il lavoro che ti ho illustrato: se senti che farlo in autonomia ti mette ansia, io posso aiutarti e in più mi piace un sacco! www.sarabettella.it

Se vuoi, io ci sono.

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