Se lavori in ufficio ne hai una tua.

Se lavori da casa sarebbe bene che ne avessi una, in un angolino della tua casa o meglio ancora in una stanza apposta.

Se per lavorare non ti serve, io ti consiglio comunque di avere uno spazio in casa con una scrivania e magari il computer, dove gestire i documenti di casa e le attività su internet.

In ogni caso, la scrivania è una postazione strategica e molto importante nello svolgimento di molte attività quotidiane.

L’immaginario comune di una scrivania potrebbe essere quella di un tavolo sommerso di scartoffie e libri dove non si vede neanche più il piano d’appoggio. Oppure potrebbero venirti in mente le finte scrivanie di certe foto su internet, così minimal ma così minimal che viene da chiedersi: “Ma come si fa a lavorare lì?”.

Per me la scrivania organizzata non è nessuna di queste due! Quando parlo di organizzazione infatti mi riferisco ad un approccio che sia funzionale e comodo da usare. Magari meno sofisticato esteticamente, ma certamente pratico e in grado di soddisfare le nostre esigenze!

Cosa serve su una scrivania?

Partiamo con il dire che il tuo tavolo da lavoro non deve essere un archivio. Non è il posto dove raccogliere libri e cartelline, fascicoli e quaderni. Lo dice la parola stessa: è uno spazio di lavoro, in cui tu devi poterti muovere in modo libero, a seconda di quello che devi fare.

Poi, molto dipende dal tipo di lavoro o attività devi svolgere e quindi da cosa ti serve come strumenti e attrezzatura.

Sicuramente sulla scrivania non servono:

• tazze e/o bicchieri vuoti
• fazzoletti usati
• fogli di carta accartocciati
• penne che non scrivono
• pennarelli secchi
• briciole e polvere

Ora vediamo come organizzare invece quello che serve davvero.

La regola del bersaglio

Immaginati seduta o seduto alla tua scrivania, e considera lo spazio di fronte a te come se fosse la metà di un bersaglio. Tu sei il centro e da te partono una serie di semi-cerchi concentrici che si allontanano sempre di più.

Ciascuno di questi semi-cerchi definisce una fascia di spazio, via via sempre più lontano da te. In ciascuna di queste fasce di spazio troveranno quindi posto i vari oggetti.

Il criterio per capire quali oggetti vanno nelle varie fasce è la frequenza di utilizzo, cioè quanto spesso quell’oggetto ti serve e lo usi.

Ma andiamo a vedere fascia per fascia quali sono gli oggetti più adeguati, sempre in linea generale ovviamente!

Fascia 1: lo spazio all’interno delle tue braccia

Scherzetto: questo spazio deve rimanere vuoto! Nessun oggetto appartiene alla fascia 1, perché qui troverà posto di volta in volta quello su cui stai lavorando. Per esempio: io adesso sto scrivendo al computer quindi nella mia fascia 1 c’è la tastiera e anche il mouse. Se stessi consultando un fascicolo ci sarebbe il fascicolo e forse un bloc-notes e una penna…

Fascia 2: lo spazio che raggiungi con le mani

In questo spazio trovano posto le cose che usi più frequentemente. Per esempio: il computer, il portapenne, il tuo quaderno di appunti… E’ lo spazio immediatamente davanti a te, che contiene quindi gli oggetti indispensabili.

Fascia 3: lo spazio che raggiungi se ti allunghi un po’

Questa fascia è leggermente più lontana della precedente, quindi accoglierà gli oggetti che usi un po’ meno frequentemente e comunque ti servono, come per esempio la cancelleria, gli auricolari per il pc, la stampante, la lampada da tavolo, la calcolatrice, i post-it, fascicoli o cartelline di fogli da consultare. Il telefono, a meno che non lo usi per lavoro, sarebbe bene tenerlo lontano dalla tua scrivania quando lavori, così eviti di distrarti! Questo spazio è generalmente agli estremi della scrivania, o per esempio nei cassetti di lato, oppure sugli scaffali più vicini.

Fascia 4: lo spazio che raggiungi se ti alzi dalla sedia (o se fai scorrere le ruote della sedia!)

In questo caso parliamo quindi di uno spazio decisamente più lontano e quindi un po’ più scomodo, dove collocare gli oggetti che servono raramente, oppure dove archiviare cose che vuoi conservare. Questo è generalmente lo spazio di scaffali e librerie dove quindi collochiamo libri, raccoglitori, fascicoli… Ma anche decorazioni e soprammobili.

Alcune buone abitudini

Una volta che avrai assegnato a ciascuno oggetto la sua fascia di collocazione, sarà importante conservare la buona organizzazione raggiunta! Ecco alcune semplici abitudini che ti aiuteranno a mantenere l’ordine conquistato.

• Usa delle etichette per assegnare il proprio posto ad ogni cosa, per esempio nei cassetti. Così non ti verranno dubbi o tentazioni di cambiare la collocazione delle cose. Un consiglio è anche quello di etichettare i tuoi oggetti, soprattutto la cancelleria, se li presti spesso.
• Riponi le cose al loro posto ogni volta che le hai usate.
• Individua tra le tue cose solo quelle che ti servono davvero, ed elimina il resto.
• Non occupare tutto lo spazio disponibile, ma applica la regola dei 3/4: uno spazio va riempito per i suoi tre quarti, mentre un quarto dello spazio andrebbe sempre lasciato libero. Questo per rendere più facile il prendere e il riporre gli oggetti che si trovano in quello spazio (per esempio, un cassetto).
• Prendi l’abitudine di riordinare il tuo spazio di lavoro alla fine di ogni giornata: questo sarà un modo per riordinare anche le idee e per cominciare il giorno seguente con nuova e fresca energia!

Lavorare in uno spazio organizzato aiuta la produttività e la concentrazione. Nello svolgere le tue attività alla scrivania sarà di grande soddisfazione trovare subito quello che ti serve e sapere dove riporre ogni cosa.

Se pensi che la tua scrivania sia un caso disperato e ti piacerebbe trasformarla in uno spazio organizzato e piacevole da usare, puoi applicare questi consigli e se vuoi puoi avere anche il mio aiuto. Scrivimi! info@sarabettella.it