Alzi la mano chi, come me, si sente cadere le braccia quando sente dire o legge da qualche parte la richiesta di un FAX. Mi pare oramai dato certo che le email, dette anche posta elettronica, abbiano soppiantato del tutto mezzi obsoleti come il fax. Inoltre adesso con indirizzi Pec e firme autenticate vi è anche la possibilità di preservare ufficialità e sicurezza. Quindi vietato chiedere un Fax!

Ma anche a livello personale, oramai le email costituiscono un mezzo di comunicazione diffusissimo. Però vogliamo parlare della bellezza di ricevere e scrivere cartoline e lettere scritte a mano? Vabbè..

Nella tua organizzazione personale quindi l’uso delle email può avere una importanza particolare, ma non solo: certamente le usi moltissimo anche per lavoro. Ora vedremo insieme alcuni consigli utili per entrambe le situazioni!

In questo caso specifico io parlo di Gmail, che è il servizio offerto da Google, molto diffuso, che è anche quello che uso io. Ma molte delle caratteristiche di cui io ti parlerò sono facilmente ritrovabili o riproducibili anche in altri servizi di posta.

A seconda del server di posta che tu usi (Gmail, Alice, Libero, Aruba…) puoi scegliere quale mezzo utilizzare per gestire la tua posta elettronica. Puoi gestire la tua posta direttamente dal sito del tuo server (da Google, dal sito di Alice della Tim…) oppure puoi scegliere di accedere al tuo servizio di posta usando client, cioè un programma esterno, come per esempio Outlook o Thunderbird.

Inoltre, ora che tutti abbiamo le mail anche nel nostro smartphone, è possibile usare le app relative per gestire la nostra posta da telefono, con ovviamente la sincronizzazione con il PC.

Le caratteristiche di Gmail

Come abbiamo visto per Google Calendar, Gmail è un servizio gratuito di Google. Vi si accede direttamente dalla schermata di Google, in alto a destra.

All’apertura dell’interfaccia verremo indirizzati subito nella posta in arrivo, che è in sostanza l’inbox nella quale compariranno le mail in entrata.

A sinistra invece vi sono le varie cartelle: cestino, posta inviata… e lì sarà possibile creare altre cartelle di archiviazione, ma ne parliamo tra un minuto.

Le sezioni

Nella parte superiore invece, sono indicate tre sezioni: principale, social e promozioni (nel mio caso. Nel tuo è uguale o diverso?). Queste sezioni si possono gestire, e si può scegliere anche quali visualizzare, tramite il menù “configura casella di posta” cliccando sulla rotellina delle impostazioni in alto a destra.

Queste sezioni consentono di fare già una prima scrematura delle mail in arrivo, attribuendole a queste sezioni differenti, a seconda delle provenienze e quindi degli argomenti a cui si riferiscono. Ma è possibile comunque modificare queste impostazioni: se una categoria di mail arriva nella sezione “promozioni” e vuoi che ti arrivi nella sezione “principale” è sufficiente che trascini questa mail da una sezione all’altra. E Gmail ti chiederà inoltre se vuoi fare questa modifica solo per questa mail, o se vuoi che resti così per tutte le altre mail che riceverai da quell’indirizzo.

Le cartelle di archiviazione

A sinistra quindi, come dicevo prima, è possibile utilizzare le cartelle di archiviazione, creandole e nominandole secondo le nostre esigenze. A ciascuna possiamo attribuire un nome e una etichetta colorata, e possiamo anche creare delle altre sotto cartelle.

La funzione “posticipa”

Tra le cartelle a sinistra compare la cartella denominata “posticipati“. Qui compariranno i messaggi che hai deciso di posticipare. Che significa? Se selezioni un messaggio, vedrai comparire a destra un menù di azioni possibili: cancella, archivia.. tra cui posticipa. Questa azione di permette di programmare quando vuoi ricevere nuovamente quella stessa mail, come se fosse un nuovo messaggio. Così da potertene occupare al momento giusto!

Tutte le altre funzioni di Gmail sono molto semplici e intuitive, e sono le stesse che si trovano in tutti i servi di posta. Una scoperta utile per me è stata il fatto di poter cliccare sull’icona di Gmail per ritornare sempre alla posta in arrivo principale! Non ci ero arrivata subito…

Consigli sull’uso delle mail

Indipendentemente dal servizio di posta che usi, ecco ora alcuni consigli utili sull’uso delle mail nella nostra organizzazione! (Ora basta fare Aranzulla, torno ad essere PO!)

• Usa le cartelle di archiviazione! Questa indicazione è la più importante: fai ordine e chiarezza selezionando e organizzando le tue mail in arrivo. In un mondo ideale la casella di posta in arrivo (o in entrata, o inbox) dovrebbe essere vuota o con pochissime mail dentro. Questo perché quando leggi le mail, ti sarebbe utile selezionarle subito secondo i tuoi criteri, che possono essere quelli che vuoi tu e che rispondono alle caratteristiche delle tue attività ed esigenze. Se una mail che ricevi ti chiede una azione semplice e veloce, puoi rispondere subito. Se invece ti chiede una azione complessa e lunga, puoi assegnarla per esempio ad una cartella che puoi creare tu e che potrebbe chiamarsi: DA FARE. Se invece è una mail che contiene delle informazioni importanti per cui non devi fare niente, ma devi solo conservarla, allora la metterai in una cartella che avrai denominato opportunamente con l’argomento relativo (per es: assicurazione auto).
• Se ricevi molta posta indesiderata, a parte lo spam, ma magari troppe mail di varie newsletter che non ti interessano veramente e che non apri mai, dedica qualche minuto a disiscriverti da quella newsletter. (Mi raccomando, non dalla mia! :-)) Ogni newsletter deve dare questa possibilità. E se non lo fa, protesta!
• Scegli tu il momento in cui vuoi e puoi dedicarti alla tua posta, non permettere che i messaggi che ti arrivano ti distraggano qualsiasi cosa tu stia facendo. Questo significa che puoi silenziare le notifiche e puoi addirittura aprire il client quando lo decidi tu, e non tenerlo aperto in continuazione anche quando fai altro.

Qualche consiglio sulla composizione

Le mail sono uno strumento utile e diffusissimo, questo non significa che non abbiano le loro regole di utilizzo:

• seleziona sempre accuratamente i destinatari di una mail che invii, distinguendoli opportunamente in destinatario, copia conoscenza e copia nascosta. Questo è già un segnale di chiarezza per chi la riceve!
• scrivi sempre un oggetto chiaro e utile (solo ad amici e parenti scriviamo “ciao!” nell’oggetto…) specialmente se invii un allegato. La persona che lo riceverà sarà facilitata anche nel caso debba recuperare quella mail perché le serve proprio quell’allegato.
• scrivi un testo chiaro e sintetico, usando punteggiatura, elenchi puntati, grassetto, capoversi.. tutto quello che può aiutarti a rendere il tuo messaggio più facile da comprendere possibile. Il tuo destinatario ringrazierà e sarà più probabile che risponda e faccia quello che gli chiedi!
• ok sintetico, ma non dimenticare anche educazione e cordialità: saluta e ringrazia. Basta poco!
• rileggi sempre! E’ molto fastidioso ricevere una mail scritta evidentemente senza cura e con errori e disattenzioni che ne compromettono la comprensione. Per carità, scriviamo tutti veloce e qualche errore di battitura può capitare, ma frasi sconnesse e senza senso.. non sono tollerate!

Questi sono i miei consigli sull’uso delle mail e di Gmail, se vuoi saperne di più o hai qualche esigenza particolare non esitare a scrivermi! info@sarabettella.it

Io posso aiutarti a creare una volta per tutte un sistema comodo e organizzato per la tua posta, così da renderti l’uso delle mail facile e senza stress! www.sarabettella.it

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