Lo ammetto, dopo anni e anni di completa devozione alle agende cartacee (le mie preferite sono e restano quelle del marchio Legami) mi sono convertita al digitale. E quindi da poco più di un anno come mio calendario/agenda uso Google Calendar. Benché il nome sia quello di calendario, l’uso che se ne fa è secondo me una fusione tra il classico calendario appeso al muro e l’agenda settimanale.

Inizialmente, volendo restare fedele all’agenda cartacea, avevo scelto di usarlo per il mio calendario editoriale, per programmare i contenuti da condividere sui miei canali social (a proposito, se ancora non lo fai ti invito a seguirmi sulla mia pagina Facebook e sul mio profilo Instagram). Poi però ho realizzato che era decisamente molto più pratico fare il contrario. E quindi ora l’agenda cartacea è sempre sulla mia scrivania per essere continuamente arricchita di contenuti e post da pubblicare, mentre su Google Calendar tengo tutto il resto. Ma prima facciamo un passo indietro e vediamo come funziona, sia mai che ci sia ancora qualcuno che non lo conosce! Poi vedremo insieme come utilizzarlo per la tua organizzazione personale, quindi nella tua vita quotidiana.

Come si usa Google Calendar

Lungi da me scrivere un articolo che possa anche minimamente competere da quelli scritti magistralmente da Aranzulla (Dio lo conservi in pace e salute), ma ti spiego brevemente quali sono le funzioni base di questo calendario digitale.

Innanzi tutto per utilizzarlo occorre avere un account Google, che se ancora non hai è molto facile creare e ti aprirà una serie di mondi da poter esplorare… E sappi che il suo uso è gratuito.
Il calendario, dal nome “Calendar” appunto, si può visualizzare accedendo direttamente dalla schermata di Google, quando clicchi nei puntini in alto a destra e ti si apre tutto il menù delle app Google.

La schermata del calendario può essere visualizzata secondo la suddivisione preferita: solo il giorno di oggi, tutta la settimana, tutto il mese, tutto l’anno, oppure in stile elenco degli appuntamenti denominato “programmazione”, oppure ancora si possono visualizzare in stile “settimana” i prossimi sette giorni a partire da quello odierno.

Per inserire un evento all’interno del calendario è sufficiente cliccare sul bottone “crea” in alto a sinistra della schermata, oppure cliccare già nel giorno e nell’ora (anche non precisi, perché si possono modificare anche dopo) nei quali si vuole inserire l’evento. Nella finestra che si apre è possibile indicare se l’evento riguarda tutto il giorno, oppure segnare degli orari precisi di inizio e fine. Inoltre è possibile aggiungere il luogo, e delle altre informazioni utili nello spazio dedicato alla descrizione.

Io per esempio ho appena aggiunto un appuntamento nel quale ho inserito anche la localizzazione dell’indirizzo del luogo di incontro e nella descrizione ho segnato il nome della persona alla quale dovrò rivolgermi quando arrivo e altre informazioni utili che non voglio dimenticare.

Altre funzioni utili

Fino a qui Calendar non presenta niente di particolare, rispetto ad una qualsiasi agenda… Ma ora ti dico altre funzioni che secondo me sono molto utili:

• Il Promemoria: invece di un evento (quindi il classico appuntamento) puoi inserire un promemoria, al quale puoi assegnare un giorno e un orario preciso, oppure può essere programmato ogni tot giorni. La differenza del promemoria è che se non lo depenni (contrassegnandolo come completato) lui si sposta nei giorni successivi, fino a quando non lo evadi. Io per esempio lo uso per segnare dei pagamenti che devo fare entro una certa scadenza. Li segno in un giorno almeno una settimana prima della scadenza e se non effettuo il pagamento quel giorno continuerò a vedere il promemoria nei giorni successivi.
• Le Etichette: come si farebbe nelle agende cartacee usando i pennarelli e gli evidenziatori di vari colori, anche qui è possibile distinguere le varie categorie di appuntamenti con diversi colori. Queste categorie sono chiamate “i miei calendari” e alcuni sono già presenti in automatico (come per esempio le festività) altri se ne possono aggiungere decidendo il nome e il colore. Inoltre è possibile selezionare e deselezionare i calendari e vederli solo a seconda delle esigenze.
• La Localizzazione: in ogni evento, come dicevo prima, è possibile inserire la localizzazione che sarà in automatico collegata con Maps (sempre di Google) per accedere direttamente al navigatore.
• Gli Inviti: è possibile condividere un particolare evento con altre persone (inviando l’invito via mail) ed è inoltre possibile decidere quali funzioni possono svolgere gli invitati: se possono modificare l’evento, invitare altre persone o visualizzare l’elenco invitati. Questa funzione io non l’ho mai usata, perché il mio utilizzo è prettamente personale al massimo condiviso con mio marito, ma immagino possa essere utile per chi usa calendari condivisi con gruppi di lavoro o numerosi collaboratori.

I vantaggi di un calendario digitale

• Portabilità: rispetto all’agenda di carta, che devi abituarti a portare sempre con te, questo ha la possibilità di essere sempre consultabile sia da cellulare che da PC. Si sincronizza automaticamente (avendo scaricato la app apposita nel telefono) e questo rappresenta una innegabile comodità.
• Condivisione: i calendari, solo quelli che vogliamo, possono essere condivisi con qualcun’altro, al quale è sufficiente mandare un invito di condivisione via mail. Questo permetterà ad entrambi i coinvolti di vedere i calendari condivisi e poterli modificare. Ogni aggiunta o modifica verrà automaticamente visualizzata anche dall’altro.
• Componenti aggiuntivi: questo calendario permette l’installazione di componenti aggiuntivi che riguardano altre app di Google (per esempio Gmail) o altre app in generale. Questo permette di integrate diverse funzionalità e avere un supporto davvero completo. Io per esempio ho installato l’integrazione di Todoist, la app che uso per le mie liste di cose da fare (della quale ti parlerò in un prossimo articolo…).

A cosa serve il calendario per la mia organizzazione?

Degli strumenti organizzativi in senso generale ho già parlato in questo articolo. Ma vediamo di chiarire ulteriormente gli aspetti che riguardano l’uso del calendario.

La caratteristica fondamentale del calendario è che permette una visione d’insieme, della settimana, del mese… Questa visione ti consente di vedere come sono distribuiti i tuoi impegni all’interno della settimana e dei mesi. Questo ti serve nel momento in cui devi programmare qualcosa e quindi devi poter vedere in un colpo d’occhio quali “buchi” hai liberi.

Nel calendario si segnano tutti quelli eventi/avvenimenti che hanno una data e un orario precisi nel tempo. Quindi qui segnerai i tuoi appuntamenti di lavoro, quelli personali, le scadenze, i compleanni, le festività, i viaggi… E’ importante infatti che il calendario sia uno solo, con le dovute distinzioni delle categorie di impegni, per far sì che tutti gli impegni siano coordinati tra loro.
Il posto adatto dove segnare invece le cose da fare, le liste… lo vedremo più avanti!

Una determinante fondamentale però è la costanza nell’utilizzo. Perché questo strumento diventi un vero alleato della tua efficienza quotidiana è importante aggiornarlo e consultarlo quotidianamente, anzi direi quasi più volte al giorno! Ecco perché averlo sempre a portata di mano anche nel cellulare è comodo. Se sono al telefono con qualcuno e devo prendere un appuntamento per incontrarci, lo faccio direttamente dal telefono durante la telefonata.

Avere l’abitudine di consultarlo all’inizio e alla fine di ogni giornata permette di avere sempre la consapevolezza di quelli sono gli impegni di oggi e dei prossimi giorni.

Io mi ci trovo davvero molto bene, e posso dire che sia per lavoro che per gli impegni personali è diventato per me uno strumento utile e indispensabile!

E tu? Che strumento usi? Raccontami le tue abitudini! E se vuoi qualche consiglio più personalizzato non esitare a scrivermi! info@sarabettella.it

Se vuoi, io ci sono.