Una lista ci salverà. Come faremmo senza le liste? Non smetterò mai di ripeterlo: scrivere le liste alleggerisce la nostra mente. Ci tranquillizza perché sappiamo di non dimenticare niente. Ci rende più contenti perché depennare una voce realizzata fa impennare l’autostima. Ma come si fa a stare senza?

E se qualcuno ti dice che sei stano, che sei maniaco ed esagerato… prova a pensare: sei più strano tu che fai qualcosa per stare meglio e essere più efficiente o sono più strani gli altri che di questo comportamento non ne capiscono l’utilità? E qui chiudo.

Le liste si possono scrivere ovunque, meglio però farlo su un supporto affidabile tipo un blocco per appunti o un quaderno, piuttosto che su un foglietto svolazzante. Per chi si trova bene con il digitale, sarà utile usare una App.

E infatti in questo articolo voglio parlarti proprio di un supporto digitale che in realtà permette di scrivere non solo liste, ma anche note e promemoria, e nello specifico si tratta di Google Keep. Di App e supporti ne esistono ovviamente anche molti altri, come per esempio Wunderlist, ma io ti parlo di questo che è quello che uso io.

Dopo aver visto come usare Google Calendar e Gmail per la tua organizzazione personale, vediamo come usare questo servizio, anch’esso gratuito, per scrivere liste (e non solo, come vedremo) al quale è possibile accedere facilmente avendo un account Google.

Come usare Google Keep

Come accade anche per altri servizi Google, è possibile accedere a questa App dalla schermata home di Google e si può scaricare la App per cellulare, per ogni sistema operativo utilizzato.

Keep permette di creare due tipi di contenuti: le note (che hanno diverse modalità) e i promemoria.

Come creare una nota

Quando apri Keep ti compare subito la finestra per inserire la tua prima nota. Quando inserisci una nota puoi scegliere la modalità con cui vuoi farlo:

• puoi inserire semplicemente un testo generico, un semplice appunto di qualcosa che vuoi conservare.
• se vuoi farla diventare una lista, con l’elenco puntato, sarà sufficiente cliccare sulla icona con il quadratino spuntato. La tua nota così sarà trasformata in un elenco, dove potrai spuntare le voci. Quando spunti una voce questa non scompare del tutto, ma passa nella parte inferiore della lista, in caratteri più chiari. Nel caso ti servisse recuperarla puoi cliccarci nuovamente sopra ed essa ricomparirà nella parte superiore in caratteri scuri. Questo sistema è molto utile per liste di cose ricorrenti, che spunti ora ma che poi ti serve recuperare (come per esempio la lista della spesa, o azioni che devi ripetere più volte).
• Altrimenti puoi inserire una nota tramite disegno, cliccando l’icona a forma di pennello. Potrai inserire una nota scrivendola a mano, trascinando il dito o il mouse sullo schermo. Puoi scegliere il colore e lo spessore del tratto. E così avrai un appunto scritto di tuo pugno!
• Oppure cliccando sulla terza icona, a forma di immagine, potrai creare una nota con una immagine. Che poi diventa una sorta di immagine di copertina, così non solo le tue note saranno più belle esteticamente ma sarà ancora più facile identificare quella che ti serve.

Ti consiglio di mettere sempre un titolo quando crei una nota: ti sarà utile per definire il tema di quella nota e ritrovarla facilmente.

Cosa puoi fare dopo che hai creato una nota

Dopo che avrai creato le tue note ci sono altre cose che puoi fare per organizzare e rendere il loro utilizzo più funzionale:

1. Ad ogni nota (o lista) puoi assegnare una etichetta, in modo da raggrupparle in categorie, per esempio: personale, casa, lavoro, hobby…
2. Puoi scegliere di fissare in alto una nota, in modo che ti compaia sempre in cima alla tua schermata. Basta cliccare sulla icona a forma di puntina, in alto a destra di ogni nota.
3. E’ possibile inoltre condividere le note che desideri con qualcun’altro, inviandogli l’invito via mail. Così si potranno visualizzare e modificare le stesse note.

I promemoria

Oltre alle note (che possono diventare liste con elenco puntato, come abbiamo visto) è possibile scrivere anche dei promemoria. Puoi scrivere il contenuto della nota, e poi indicare il giorno e l’ora in cui vuoi ricevere la notifica. Questo consente di essere avvisato in tempo di cose da non dimenticare!

Ma a cosa può servire Keep per la tua organizzazione personale?

Ora che abbiamo visto come funziona, proviamo a definire alcuni possibili usi nella tua organizzazione quotidiana. Puoi usare Keep (da computer o da cellulare) per:

• le liste: come dicevo all’inizio. Di qualsiasi tipo siano. Della spesa, dei regali di Natale, degli invitati ad una cena, le cose che vuoi comparti nel prossimo giro di shopping, i ristoranti che vuoi provare nei prossimi mesi, le tue cose da fare… Tutto quello che conservare nella tua testa provocherebbe fatica e ingombro, puoi affidarlo a una lista.
• un appunto al volo di qualcosa che non vuoi dimenticare, che scopri o vedi in giro (il contatto del corso di teatro a cui vuoi iscriverti).
• un contenuto che vuoi conservare: il testo di una canzone, una poesia che hai letto da qualche parte e vuoi ricopiarla per non perderla (io ho conservato qui dei testi che ho scoperto negli anni e che io e mio marito abbiamo usato il giorno del nostro matrimonio!)
• se le condividi, possono essere un registro di cose da fare in famiglia: lavori da realizzare in casa, prossime gite da fare, acquisti da fare… (così non vale più dire: non lo sapevo!)
• appunti che vuoi memorizzare per poi riportali nel PC o nel tuo materiale di lavoro una volta a casa.
• puoi usare i promemoria per qualche azione con scadenza importante, come una telefonata da fare o una mail da mandare, o un pagamento da fare.
• conservare alcune check-list: per esempio il materiale che ti serve per qualche particolare attività (come la borsa della piscina per quando vai a nuotare)

Questi sono solo alcuni degli usi possibili, te ne vengono in mente altri? Quali sono gli usi che ne fai o faresti tu? Fammi sapere! Scrivimi a info@sarabettella.it e raccontami!

Dico sempre che l’organizzazione perfetta e giusta per tutti non esiste, ciascuno deve trovare la propria a seconda delle proprie preferenze e abitudini. Nella personale ricerca dell’organizzazione adatta a noi passiamo attraverso la sperimentazione di diversi strumenti e tecniche. A volta va bene, a volte scopriamo che non fa per noi. Ma anche in questo caso avremo fatto un passo in più verso il nostro obiettivo, perché ci saremo conosciuti ancora meglio e avremo le idee ancora più chiare di quello che stiamo cercando.

Se vuoi fare questa ricerca, e trovare finalmente il sistema adatto a te, sappi che qui c’è chi ti può aiutare! Spesso si sente che da soli sarebbe troppo difficile, ci vorrebbe troppo tempo e troppe energie!

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