Hai un bellissima agenda che contiene i tuoi appuntamenti. O magari usi un calendario digitale come Google Calendar.
Le tue mail sono organizzate e ne scrivi e ne leggi con praticità (se vuoi qui c’è qualche consiglio). Hai un supporto affidabile a cui affidare le tue liste, le tue note, come per esempio Google Keep.

Tutto sembra sistemato bene, i tuoi strumenti ti danno il supporto di cui hai bisogno… però in fondo senti che ti manca ancora qualcosa. Senti che quando ti siedi alla tua scrivania e cominci a lavorare ti manca quel sistema di organizzazione delle tue varie attività, che ti permetta di tenere sotto controllo l’andamento dei progetti, di gestire le tue attività giorno dopo giorno. Una organizzazione che ti consenta di pianificare le cose da fare a seconda delle tue scadenze, tramite la quale decidi cosa fare e quando farlo. Ti è mai successo? A me sì. E ho scoperto uno strumento nuovo che per me è diventato indispensabile, tanto quanto le mail e il calendario. Si chiama Todoist e ora te lo faccio conoscere.

Che cos’è Todoist

Si tratta di una App, che puoi scaricare gratuitamente dal tuo App Store e che puoi installare anche nel tuo computer. All’inizio si scarica una versione gratuita (che è quella che uso io) ma volendo è possibile fare l’upgrade alla versione a pagamento, che ha alcune funzioni aggiuntive. Ma ti assicuro che la versione gratuita è più che sufficiente a godere delle funzioni molto utili di questa App.

Come è fatto Todoist

Uno dei motivi per cui adoro questa App e che me la fa ritenere così utile è quella di avere una struttura formata da:

• Inbox: è una sezione di raccolta di tutte le attività, senza categorie e senza priorità. Può certamente servire come sezione svuotatesta!
• Progetti: una volta inserite le varie voci nella Inbox è possibile attribuire ciascuna voce a vari progetti, che quindi permetterà la suddivisione secondo categorie. E’ possibile inoltre partire dalla creazione di un progetto e aggiungere la varie voci di attività al suo interno.
• Programmazione: ciascuna delle voci inserite, quindi ogni attività da fare, è possibile inserirla in un giorno del calendario. E a seconda delle varie attribuzioni le voci saranno visibili nella sezione “Oggi” oppure “prossimi 7 giorni”.

Alcune funzioni molto comode!

• Spostamento: ciascuna voce può essere spostata da un giorno all’altro con il semplice trascinamento, per cui diventa molto facile riarrangiare la programmazione in caso di cambiamenti o sopravvenuti imprevisti.
• Priorità: a ciascuna voce è possibile assegnare una priorità di diversa intensità, che la connoterà con un colore diverso e la posizionerà sempre in cima alla lista.
• Eventi ricorrenti: se una voce rappresenta una attività ricorrente, che per esempio si deve ripetere tutti i mesi o tutte le settimane, è possibile impostare la data aggiungendo “ogni” per esempio “ogni lunedì” e quella voce comparirà automaticamente appunto ogni lunedì.

Come usare Todoist per la tua organizzazione personale

Come dicevo all’inizio l’uso di questa App mi ha permesso di trovare una soluzione alla mia necessità avere un sistema per pianificare tutte le attività da svolgere, secondo i giusti tempi e secondo le scadenze. Certamente questa operazione si può svolgere anche con un planner o una agenda cartacea, però in questo caso ho preferito uno strumento digitale che potessi usare al PC quando lavoro e avere sempre come anche nelle mie uscite.

Nell’organizzazione personale di tutti i giorni quindi è possibile stabilire le azioni da fare ogni giorno, e questo rappresenta un grosso vantaggio importante: all’inizio di ogni giornata lavorativa (ma può riguardare anche le attività di casa, come le pulizie per esempio!) io prima di tutto apro la mia App e guardo quali sono le cose da svolgere in quella giornata. Posso magari decidere di spostarne qualcuna a domani perché magari mi si è liberata parte della giornata. E comunque, grazie alla visualizzazione “prossimi 7 giorni”, posso avere sempre sott’occhio la situazione di oggi e dei prossimi giorni, in modo da non perdere di vista l’andamento dei mie progetti.

Inoltre la possibilità di depennare ogni voce spuntandola, garantisce sempre quella microdose di soddisfazione ripetuta che nel corso della giornata fa sempre bene!!!

Grazie agli eventi ricorrenti non dimentico mai nessuna cosa da fare (per esempio ho inserito nelle mie azioni ricorrenti la stesura dei miei articoli del blog!) e grazie alla possibilità di assegnare una voce ad una data precisa ho potuto essere sicura che non avrei dimenticato una cosa che avevo programmato con tanto anticipo.

Todoist non sostituisce il calendario!

Attenzione però, questa APP non sostituisce il mio Google Calendar (o una agenda) nel quale scrivo i miei appuntamenti. Io li uso in modo parallelo, quindi decido cosa fare in tal giorno perché so di avere mezza giornata libera dagli appuntamenti, e decido i miei appuntamenti anche in base a quante cose devo assolutamente fare quel determinato giorno. Todoist inoltre permette di essere integrato con una sacco di altre applicazioni, tra cui anche Il calendario di Google! Quindi all’interno del calendario io posso scegliere di visualizzare anche le voci di Todoist così da avere una panoramica completa tra appuntamenti e attività pianificate in ogni giorno.

L’uso di qualche strumento organizzativo ha il semplice scopo di semplificare la nostra gestione quotidiana, quindi non va vissuto come un nuova incombenza! Se percepisci l’uso di uno strumento come questo come una ulteriore cosa da fare oltre a tutte le altre, molto probabilmente non è lo strumento adatto a te, oppure potrebbe essere necessario da parte tua un cambio di abitudini più consistente.

Come dico sempre, il percorso di ricerca della propria organizzazione personale è una strada fatta di tentativi ma anche di qualche svolta. Ma quando poi si trova la strada giusta ci si chiede: “Ma come ho fatto senza!?”.

Se vuoi saperne di più, o vuoi conoscere come posso aiutarti nella ricerca della tua organizzazione personale scrivi a info@sarabettella.it oppure visita il mio sito www.sarabettella.it.

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Photo by Aaron Burden on Unsplash