Ti sarai accorta anche tu che tra gli effetti del momento storico che stiamo vivendo c’è una netta corsa al digitale, all’esperienza a distanza. Non scendo nel dettaglio, ma è innegabile che questa è stata, ed è tutt’ora, una sfida per tutti, in qualsiasi ambito: per gli affetti e le relazioni, per l’istruzione, e per tutti i servizi.

Ma senza volermi soffermare sul fenomeno a livello generale, vorrei approfondire come questa trasformazione ha impattato anche sulla mia professione di professional organizer.

Le consulenze di organizzazione di possono fare on line?

La risposta è sì, ma ora ne parliamo meglio.

Innanzi tutto occorre fare una distinzione importante: quella del tipo di intervento, o meglio, di ambito.

Le consulenze che riguardano la gestione del tempo, la produttività sul lavoro, la gestione delle attività e dei progetti, e cose di questo tipo, da sempre sono state consulenze che si potevano svolgere anche o soprattutto on line. Infatti questi percorsi prevedono solitamente una serie di sessioni (più o meno numerose) attraverso le quali si lavora sui metodi, le abitudini e le strategie organizzative che servono, con molta attività formativa e magari compiti pratici affidati, da mettere in pratica di volta in volta. Quindi con la pandemia queste consulenze hanno continuato a svolgersi come prima, anzi qui parliamo di una virata non tanto nella forma quanto piuttosto nei contenuti: pensa allo smart working e alla grande necessità di cambiamento di abitudini lavorative (ma non solo!) che ha portato con sé.

Tutt’altro discorso invece si deve fare per le consulenze che riguardano l’organizzazione degli spazi fisici, siano essi all’interno delle abitazioni (ed è proprio l’ambito in cui lavoro io!), o anche nei luoghi di lavoro (organizzazione delle postazioni di lavoro, degli archivi…). In questo caso non si può negare che la formula di consulenza e intervento in presenza è senza dubbio quella preferita, perché la modalità è quella di lavorare fianco a fianco del cliente, nella gestione fisica degli oggetti e degli spazi. E quindi questo tipo di attività ha certamente subìto una frenata, per i motivi che ben sappiamo.

Ma teniamo conto che: quando le ordinanze lo consentono io posso svolgere interventi a domicilio, in quanto prestazioni professionali, facendo proprie, sia per me che per il cliente, tutte le misure di sicurezza previste. Quindi gli interventi a domicilio non sono vietati, a patto ovviamente che vi sia l’accordo nel realizzarli da entrambe le parti.

Ma non è finita qui! Per tutte quelle occasioni in cui la consulenza di organizzazione dello spazio non si può fare in presenza (anche solo per il fatto che ti trovi molto lontano da me, indipendentemente dalla pandemia) posso realizzarla anche on line! E ora ti spiego come funziona.

Come si svolge una consulenza on line

Come forse saprai solitamente l’intervento è costituito da alcune fasi: il primo contatto, il sopralluogo, il preventivo e poi l’intervento vero e proprio. Ora vediamo per ciascuna di queste fasi cosa cambia nella versione on line:

Il primo contatto

Qui non cambia niente! Puoi contattarmi attraverso il mio sito, la mia mail info@sarabettella.it, i social Facebook e Instagram o anche per telefono. Indipendentemente da come vengo contattata, io poi chiedo sempre una chiacchierata al telefono, o anche in video-chiamata, per conoscerci meglio e per capire bene insieme per quale esigenza viene chiesto il mio aiuto.

Il sopralluogo

Qui cominciamo a vedere la prima differenza importante: se non posso venire fisicamente nella tua casa a vedere con i miei occhi l’ambiente o gli ambienti da organizzare, occorre che tu mi possa mostrare delle foto fatte da te, oppure anche un video, in cui mi mostri tutto come se io fossi lì. Questo significa che bisogna aprire ante e cassetti e mostrarmi l’interno dei mobili, e soprattutto mostrarmi tutti gli spazi in cui si vuole intervenire, senza tralasciare niente. Inoltre mi serve anche capire una struttura in generale della stanza (o può servire anche della casa) se si tratta di progettare anche una ridistribuzione dei mobili e degli spazi. Il sopralluogo svolto in questo modo è una cosa che facevo anche prima, soprattutto quando sarebbe stato necessario un viaggio impegnativo.

In questo caso quindi serve una collaborazione maggiore da parte tua e la possibilità di avere a disposizione un cellulare o un tablet (o anche un pc portatile..) per realizzare il tutto.

Ovviamente tutto questo materiale (foto o video) è completamente tutelato dalle norme per la privacy che ti sottopongo e che ti faccio firmare. Qui parliamo di legalità, sicurezza e correttezza. Non transigo!

Il preventivo

Anche in questo caso non cambia niente. Io ti sottopongo via mail il preventivo che avrò studiato e preparato per te, in base alla informazioni che mi hai fornito e alle richieste che mi hai espresso. L’accettazione avviene con la firma del preventivo, quindi in questo caso l’ideale sarebbe poter mettere la tua firma digitale, oppure stampare il documento, firmarlo e poi scansionarlo per reinviarmelo, ma va bene anche una foto se non hai lo scanner!

Questa fase è rimasta invariata: ho sempre fatto così. Il preventivo chiedo venga accettato con la sottoscrizione (e quindi non con un messaggio su WhatsApp), perché contiene tutte le informazioni relative all’intervento, rappresenta un vero e proprio accordo, e quindi tutela sia me che te.

Resta inteso: se il preventivo non viene accettato, amici come prima! Diciamo che sarebbe apprezzato un cenno anche veloce per congedarmi, se non altro per non tenere questo cerchio aperto nelle mie attività! E comunque anche quando la mia proposta magari non è completamente gradita, è possibile metterci d’accordo e capire insieme come raggiungere un accordo vantaggioso per entrambe!

L’intervento

Qui arriva il bello! E arrivano le più grandi novità! Le modalità di svolgimento a distanza sono più di una, quale adottare lo scegliamo insieme. Le possibilità sono:

1. Ti preparo un piano di lavoro personalizzato con le fasi di lavoro, gli strumenti che ti servono e una buona pianificazione delle varie azioni da compiere, con il quale poi tu in totale autonomia ti metti al lavoro. E’ compresa ovviamente la possibilità di sentirci per tutte le eventuali difficoltà o per dubbi e domande che possono insorgere.
2. Facciamo alcuni incontri formativi, quindi discorsivi, nei quali io ti spiego la tecnica, il metodo da applicare e le azioni da svolgere. E poi il lavoro pratico lo fai in autonomia. In questo caso ci vedremo on line a cadenza regolare, ti darò dei piccoli compiti da realizzare di volta in volta e procederemo per piccoli obiettivi.
3. Programmiamo un appuntamento in cui staremo connesse tutto il tempo e io ti assisto passo passo come se fossi lì fisicamente. Questa sarà una sessione di lavoro certamente più lunga e più intensa, in cui non hai lavoro in autonomia da fare da sola.

Quale modalità scegliere?

E’ una cosa che dipende da diversi fattori, tra cui:

• l’esigenza che mi hai espresso e quindi dal tipo di lavoro che è necessario fare. E dalla sua entità (è un cassetto, un armadio o una casa intera?)
• la possibilità tecnica che hai (se puoi stare connessa per lungo tempo, oppure no. Nel caso volessi usare un cellulare, se hai un supporto che ti consenta di posizionarlo e di avere le mani libere…)
• la voglia o disponibilità che hai di fare parte del lavoro in autonomia. Fare questo richiede maggior impegno e maggior disciplina, se vogliamo dire così…
• la disponibilità di tempo che abbiamo: quanto la richiesta è urgente o quando il lavoro può essere suddiviso in obiettivi più piccoli da raggiungere gradualmente.

Come ho scritto anche nel mio sito, le consulenze on line non sono meno efficaci o meno impegnative di quelle in presenza. Presentano diverse caratteristiche e si tratta solo di trovare la modalità più giusta. E questo lo facciamo insieme, tenendo conto di tutto quello che serve. Inoltre io poi prevedo sempre, a distanza di circa un mese dallo svolgimento del lavoro, in incontro di verifica (un follow-up) per capire come va, se hai bisogno di altro, se è sorta qualche complicazione nel mantenere l’organizzazione raggiunta.

Per la buona riuscita di una consulenza di organizzazione quindi, si tratta di scegliere modi e tempi giusti, e serve una buona dose di impegno. Come sempre! Non conta se siamo in presenza o da remoto, per il raggiungimento del risultato e della soddisfazione che ne deriva!

Quello che conta è la tua voglia di cambiamento, è il tuo desiderio di affrontare il disagio che ti viene dalla confusione e dalla dispersione che provi nella tua vita quotidiana.

E quella voglia quando c’è, non si ferma. Magari deve fare più strada, ma non può più stare chiusa in casa.

Se è così per te, scrivimi e ne parliamo. Se vuoi, io ci sono.