Nel mio primo articolo dedicato a questo argomento puoi trovare la procedura passo passo per affrontare la montagna di documenti che giace ferma da chissà quanto tempo e ti guarda in silenzio, facendoti sentire l’ansia che sale.

In questo articolo vorrei approfondire la parte dedicata agli strumenti, gli accessori utili da usare per l’organizzazione.

Il mio consiglio generale, che applico in tutti i lavori che svolgo, è quello di valutare e osservare sempre prima lo spazio disponibile e il materiale da organizzare, prima di procedere con l’acquisto di accessori e strumenti.

L’organizzazione parte sempre così, non comprando scatole e cestini a vanvera! 😉

Valutare lo spazio

Quindi una prima riflessione da fare è quella che riguarda lo spazio: quale spazio della tua casa puoi dedicare all’archiviazione dei documenti?

Sarebbe l’ideale poter ricavare questo spazio accanto alla tua postazione PC o comunque vicino al tavolo dove gestisci e smaltisci la posta, e le varie carte di casa. Potrebbe essere nello studio, nel soggiorno o anche in cucina.

Se così non è, occorre comunque individuare uno spazio in cui conservare i documenti all’interno della tua casa.

Potrebbe essere:

• nella zona giorno: uno scaffale nella libreria, dentro un’anta del mobile TV, una mensola in cucina…
• nello studio
• in ingresso

Non sarebbe l’ideale conservare i documenti in camera da letto, ma se non ci sono alternative si può magari scegliere un mobile con anta chiusa così non sono a vista e non raccolgono troppa polvere.

In questa scelta occorre fare attenzione alle altezze: i raccoglitori hanno altezze importanti e spesso le librerie non comprendono scaffali abbastanza alti. Valuta bene bene, o magari considera la possibilità di modificare la struttura di un mobile che possiedi spostando uno scaffale.

Se vuoi un suggerimento, la Kallax di IKEA per esempio contiene perfettamente i raccoglitori ad anelli!

Scegli tu se vuoi che i documenti siano a vista oppure no, dipende da quanto saranno belli da vedere i raccoglitori che sceglierai!

Che raccoglitori usare

Come sempre nel mondo dell’organizzazione non c’è una scelta giusta o sbagliata, la scelta da fare è quella che segue le tue esigenze e preferenze. Si può però fare attenzione a privilegiare il più possibile la comodità e la funzionalità.

Una volta che avrai stabilito quale spazio dedicare all’archiviazione dei documenti puoi quindi passare a scegliere i raccoglitori da usare.

Come ti dicevo nell’articolo precedente, potrai passare all’utilizzo dei raccoglitori solo dopo che avrai suddiviso i documenti in categorie e avrai capito quali di queste categorie sono statiche e quali dinamiche.

Se non hai idea di cosa sto parlando ti consiglio di recuperare la puntata precedente qui! 😉

Ora, la cartoleria offre molte possibilità, quindi se da una parte questo potrebbe farci pensare di avere un sacco di libertà, dall’altra potremmo renderci conto che di fronte a tante possibilità di scelta, non sappiamo deciderci, ci paralizziamo e alla fine non scegliamo niente! (A questo proposito, vai assolutamente a vedere il TEDTalk di Barry Schwartz sul Paradosso della scelta. Datato, ma sempre attualissimo!).

Eccomi dunque con qualche suggerimento di strumenti da usare, per aiutarti ad orientarti!

Categorie statiche:

I documenti di questa categoria non si aggiornano nel tempo, ma vanno comunque conservati. In base alla quantità e allo spessore, potrai scegliere:

Categorie dinamiche:

In questa categoria invece i documenti crescono nel tempo, quindi bisogna scegliere accessori che consentano di aggiungere elementi di volta in volta. A seconda del volume e della quantità di carta, potrei scegliere:

Un altro accessorio che potrebbe essere utile è il portariviste rigido, da usare al posto del raccoglitore ad anelli o di formato più grande, che consente quindi di posizionare al suo interno le cartelline formato più piccolo, come quelle di plastica forate, o quelle di carta con lembi o finestra, oppure le buste trasparenti con bottone.

Questi portariviste sono disponibili in legno, plastica o cartone e possono prendere posto su scaffali o all’interno di mobili. Il mio consiglio è sempre quello di etichettarli per suddividere le categorie e di usare sempre della cartelline all’interno, perché se si posizionano all’interno i fogli sciolti questi si afflosceranno su se stessi creando scomodità e rovinandosi certamente.

Infine, un’altra soluzione potrebbe essere l’utilizzo di scatole. In questo caso è necessario che la scatole siano di dimensioni adeguate per contenere i fogli formato A4. Per esempio, vanno benissimo le scatole di acquisto delle camicie!

Anche per questa soluzione va certamente valutato lo spazio di posizionamento e consiglio sempre di etichettare le scatole per assegnare le varie categorie.

L’organizzazione documenti livello avanzato!

Se nessuna di queste soluzioni ti soddisfa, una possibilità un po’ più impegnativa è quella di acquistare un mobile schedario, con cassetto apposito per la conservazione di documenti. Io ne possiedo uno di IKEA (che a quanto vedo dal sito non è più in produzione, ma è stato sostituito da altri modelli).

Il cassetto è strutturato per agganciare le cartelline di plastica nelle quali suddividere le varie categoria di documenti. In questo caso l’etichetta è d’obbligo!

Come vedi dunque le possibilità sono diverse, che possono soddisfare il tuo gusto e la tua comodità. Spero di averti dato delle idee e spunti utili e ricordati che se senti che questo lavoro per te è troppo impegnativo e ti crea ansia, io davanti ad una montagna di carte saltello di gioia e sarei felice di venire ad aiutarti e affrontare la montagna con te, per sconfiggere ansia e disordine!

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