I vestiti accumulati nell’armadio. Gli scatoloni in garage ammassati fino al soffitto. Le superfici piane della casa che non vedono più luce da tempo.

Questi ingombri sono visibili, tangibili. Li vedi e li tocchi.

Ma hai mai pensato che oltre allo spazio fisico, ciascuno di noi possiede anche un suo spazio digitale? In fondo è ormai cosa scontata che ciascuno di noi possieda un cellulare, un PC e magari anche un tablet o qualche altro device. Che possono essere dedicati solo all’uso di svago personale, ma in molti casi anche all’uso professionale.

Lo spazio digitale come lo spazio fisico

Anche la gestione del nostro spazio personale digitale può incontrare gli stessi problemi che si possono ritrovare nella gestione dello spazio fisico:

• accumuli
• file dimenticati
• spazio di archiviazione pieno
• disorganizzazione e quindi incapacità di ritrovare i file desiderati al momento del bisogno

Significa che anche per lo spazio digitale possiamo mettere in pratica gli stessi accorgimenti e tecniche che adottiamo per fare decluttering del nostro spazio fisico. Vediamo come.

Telefono cellulare

Li abbiamo sempre in mano, ormai le telefonate sono l’ultimo motivo per cui ci fanno comodo! Li usiamo per foto, messaggi, ricerche in internet, giocare, e per tantissime altre funzionalità supportate da altrettante App che soddisfano ogni più varia esigenza. Certamente il servizio che la tecnologia svolge in questo senso è utile e straordinario.

Quello però su cui vorrei riflettere è il fatto anche anche in questo caso, quando si parla di tecnologia e digitale, è importante rimanere nella consapevolezza e non venire sopraffatti. L’estrema facilità e velocità con la quale possiamo raccogliere, produrre e conservare ci fa correre il rischio di perdere il controllo di tutto quello che ci passa davanti e dentro il telefono.

Ecco che quindi prenderci del tempo e fare (periodicamente, se si può) una revisione di quello che abbiamo nel telefono, può aiutarci a rimanere centrati su quello che realmente ci interessa e ci appartiene, esattamente come si fa nel decluttering!

Di cosa possiamo occuparci, quando facciamo decluttering nel telefono?

• App che hai scaricato ma che non hai mai usato o è da tanto tempo che non usi più. Se decidi di eliminarle fai attenzione a cancellare eventualmente il tuo account.
• Le foto: quelle che sono servite in quel momento per essere condivise, ma che ritieni di non voler conservare. E soprattutto le dodici foto scattate prima, nel tentativo di fare quella perfetta. Le raccolte di foto di viaggi, eventi ed esperienze particolari che certamente vuoi conservare scaricale dal cellulare e conservale in un supporto esterno, certamente più affidabile e nel quale puoi organizzarle.
• I download di file che hai guardato nel cellulare, ma che comunque conservi nel computer.
• Le conversazioni di Whatsapp molto vecchie. Lo sai che, oltre alla foto condivise, anche i messaggi vocali si salvano tutti nella memoria del tuo telefono? Siamo certi che sia davvero importante conservarli tutti?

Per questo decluttering del tuo telefono armati di coraggio e risolutezza, ma anche di un buon supporto di back up, che può essere il tuo PC (ne parliamo dopo) oppure una memoria esterna. L’importante è che tu decida di conservare tutto quello che ritieni rilevante e importante per te, sapendo riconoscere tutto quello che è stato magari utile nell’istante in cui lo hai creato, ma che poco dopo ha smesso di esserti utile. E che stai tenendo lì fermo, ad ingombrare.

Un altro consiglio è quello di organizzare le cartelle anche nella memoria di foto del tuo telefono (nella galleria, per capirci) in modo da poter recuperare all’occorrenza quelle foto che hanno una certa utilità. Io per esempio ho creato una cartella che ho denominato “Info utili” nella quale conservo le foto o gli screenshot di informazioni utili, come orari di uffici fotografati dal portone, numeri di telefono recuperati da internet… Se fai così, le puoi tenere separate dalle ventidue foto che hai fatto al tuo cane, aspettando che si mettesse nella posa giusta.

Computer

Lo stesso discorso vale anche per il computer, qui anzi è ancora peggio! Perché la nostra percezione di “memoria piena” è ben più lontana rispetto a quella del telefono. Invece anche qui le memorie si riempiono! (Anche nel caso di memorie nel cloud, ci sono dei limiti. Che se superi, devi pagare. Vale la pena?)

Anche nel tuo computer quindi puoi occuparti di decluttering e organizzazione:

• Elimina tutte le versioni intermedie di file: “def1” “def2rev1” “def2rev2” “def2rev2usaquesto” “def2rev2usaquestogiusto”… Ecco, di questi puoi fare a meno. Tieni l’ultimo e basta!
• Organizza i tuoi file in cartelle e sotto cartelle, con titoli e suddivisioni adatti alle tue esigenze e con cui ti trovi bene tu. E’ molto più comodo raggiungere quello che ti serve con pochi clic attraverso un percorso logico, piuttosto che vagare con lo sguardo nel desktop nella zona nella quale ti ricordi di aver messo quel particolare file. Nel desktop, che equivale alla tua scrivania fisica, dovresti tenere solo i file sui quali stai lavorando attualmente. Non è un archivio. Terresti tutti i documenti che possiedi impilati sulla tua scrivania?
• Se scarichi nel PC le foto che vengono dal cellulare, organizzale creando specifiche cartelle per ogni evento o avvenimento. Meglio ancora se fai anche una selezione delle foto venute bene, e cancelli quelle mosse, se non l’hai già fatto nel telefono.

Anche in questo caso, è buon norma occuparsi di un periodico backup del computer, non solo per motivi di sicurezza, ma anche come occasione per fare una revisione e selezione da quello che è da tenere o da eliminare.

Le mail

Una riflessione a parte la faccio per le mail, che spesso vengono accumulate a livelli consistenti!

In un mondo ideale la cartella inbox o di posta in arrivo dovrebbe essere sempre vuota, o con pochissime mail dentro.

In realtà quello che accade è che tutte le mail rimangono raccolte lì, una dopo l’altra, anche dopo che le hai lette ed evase, e si accumulano nei giorni, mesi e anni. Certo, con la funzione “cerca” puoi ritrovare quella mail che ti interessa. Ma è davvero una mossa sempre veloce e sempre vincente?

Il mio consiglio per le mail è quello di creare delle cartelle e sotto-cartelle di archiviazione, nelle quali puoi semplicemente trascinare le mail che vuoi conservare. Se vuoi approfondire ne ho parlato anche in questo mio articolo, parlando di Gmail.

Inoltre se vuoi limitare l’accumulo e l’ingombro prova a fare anche una sincera selezione: forse la mail non ti serve più se hai già salvato il file che era ad essa allegato. O forse puoi eliminare tutte le riposte “Ok, grazie mille” che hai inviato o che hai ricevuto.

Infine, per limitare quanto possibile la ricezione di mail indesiderate spendi pochi secondi per disiscriverti dalle newsletter che riconosci che non ti interessano più. E comunque ogni volta che ricevi una mail chiediti se è importante o utile per te conservarla o se ritieni che dopo averla evasa puoi già farne a meno.

Trattare il nostro spazio digitale come facciamo con quello fisico aumenta la nostra percezione di comodità e funzionalità. Questi strumenti diventano più facili e veloci da usare, e solo così sono per noi davvero utili, piuttosto che innervosirci facendoci perdere tempo.

Siamo noi che abbiamo la responsabilità e il potere di decidere e attribuire importanza a quello che occupa il nostro spazio. Le cose non stanno lì perché ci sono finite o le ho dimenticate. Stanno lì perché ho deciso io, e a me così sta bene. Anche nello spazio digitale.

Se vuoi una mano nel fare ordine e organizzazione nel tuo spazio digitale io posso aiutarti, scrivimi! info@sarabettella.it
Se vuoi, io ci sono!

Photo by Adam Birkett on Unsplash