Non ti parlerò di tecniche all’avanguardia, o di teorie all’ultimo grido per aumentare la produttività.

Preferisco partire dalle basi. Nel desiderio di migliorare il modo in cui gestisci il tuo tempo ha certamente una grossa importanza l’osservazione e l’analisi di come impieghi e spendi il tempo che hai. E anche di come lo sprechi, a volte.

Ora vorrei soffermarmi su alcune istruzioni e consigli sull’utilizzo di alcuni strumenti di base per la gestione del tempo, che certamente conosci e quasi certamente già usi. Sto parlando di calendario, agenda e simili. Che siano cartacei o digitali, è praticamente impossibile vivere senza. Qualcuno ne è dipendente, qualcuno ancora non riesce ad introdurli nella propria quotidianità e ne soffre le conseguenze. Vediamo allora le caratteristiche di ciascuno strumento, con qualche consiglio utile per usarlo al meglio.

Calendario

Ne esistono di tantissimi formati e misure, da appendere o da tavolo. Va scelto a seconda del modo in cui è più facile fruirne: se è il calendario che riguarda tutta la famiglia sarà appeso in cucina, se è il calendario delle tue trasferte di lavoro sarà sulla tua scrivania. Quello che caratterizza il calendario è la visione d’insieme, di ogni mese e di tutto l’anno.

Il calendario è dedicato a contenere gli eventi e gli impegni che hanno una data precisa, o comunque una data di inizio o di fine.

Ecco alcune cose utili da segnare in calendario:

• compleanni di famigliari, parenti, amici
• festività, religiose e civili
• giorni di ferie/vacanza
• eventi ricorrenti nell’anno (fiere, festival, meeting…)
• viaggi programmati

Agenda

Se il calendario è uno strumento di per sè semplice, l’agenda invece racchiude tantissime caratteristiche diverse. Lo dimostra il fatto che ne esistono davvero di tantissimi tipi. Come scegliere quella giusta per te?

Una buona riflessione di base può essere quella di pensare a dove la tieni e quanto ci vuoi scrivere dentro. Se la devi portare sempre con te è meglio un formato piccolo, o al massimo un formato A5. Se invece la tieni sulla tua scrivania può essere anche più grande o comunque più grossa (e quindi anche più pesante).

Poi considera quante cose vuoi scriverci: se devi solo segnare gli appuntamenti può bastare una visione settimanale. Se invece hai bisogno di molto spazio per scrivere ogni giorno è meglio una visione giornaliera. Inoltre in ogni agenda è compreso anche il calendario e una visione mensile.

Nell’agenda puoi segnare i tuoi appuntamenti, le commissioni che devi fare, le telefonate da fare, i negozi in cui andare, le bollette da pagare… Tutte le note che in genere hanno un orario o una scadenza ben precisi.

Inoltre l’agenda si può usare anche per molti altri scopi: per raccogliere idee e progetti, per segnare i luoghi che vuoi visitare, i libri che vuoi leggere, i luoghi che vuoi visitare… O anche per segnare le cose come un registro: le spese di casa, le pulizie fatte e quelle da fare, i progressi della tua dieta, abitudini che vuoi instaurare o mantenere nel tempo. Insomma, l’agenda può diventare davvero una tua valida alleata per le tue attività quotidiane.

Io sono sempre stata una devota delle agende cartacee, in particolare di quelle del marchio Legami.
Quest’anno ne ho comprata una settimanale, a spirale, formato medio (A5 circa). E la tengo sempre e unicamente sulla mia scrivania, perchè la uso come mio calendario editoriale (dove segno e programmo i post da scrivere sui social, gli articoli per il blog e la newsletter).

Per i miei impegni personali, solo da quest’anno, mi sono convertita all’uso del calendario di Google, che ho sincronizzato tra PC e cellulare. Ho nostalgia della carta, ma trovo molto comodo il fatto di poterlo aggiornare in tempo reale, ovunque io sia. Perchè purtroppo ‘sti benedetti telefonini li abbiamo sempre in mano!

Un altro aspetto positivo di Google Calendar è che ho potuto creare un sotto-calendario in comune con mio marito (che quindi compare anche nel suo, contemporaneamente) dove segnare gli impegni comuni, così che non si possa più incappare in dimenticanze!

Planner

Questo strumento ha sempre esercitato su di me un fascino particolare. A differenza di calendario e agenda, non è fondamentale nella gestione quotidiana delle tue attività, ma in alcuni casi è lo strumento perfetto per le sue specifiche caratteristiche e quindi può fare le differenza.

Infatti, con la sua struttura a divisione settimanale è perfetto per esempio per quelle attività che richiedono di segnare appuntamenti numerosi durante il giorno (pensa al dentista, un centro estetico…). Nella tua vita quotidiana puoi usarlo per segnare la tua pianificazione settimanale dei pasti, o quella dei tuoi allenamenti, delle pulizie. Insomma, qualcosa che sia costante e che si ripeta regolarmente nel tempo.

Taccuino/Quaderno/Blocco

Nella loro semplicità anch’essi sono strumenti fondamentali, da avere sempre con sè o in casa, sulla scrivania o sul piano di lavoro. Scegli quale preferisci, anche in questo caso ne esistono di decine di forme, colori, dimensioni, rilegature… E’ anche questa un’occasione nella quale possiamo coltivare un po’ di bellezza nel nostro quotidiano! Che ci soddisfa e ci fa sentire coccolate! Per questo ti invito a scegliere il quaderno che più ti piace e a usarlo! Non lasciarlo conservato per le belle occasioni… Usalo subito! Te lo meriti! 😉 E per cosa lo usi? Per le liste!

Ebbene sì, non può mancare un supporto cartaceo in questo caso in cui segnare le tue liste, o comunque tutti gli appunti che ti serve conservare al di fuori della tua mente. Come abbiamo visto la tua mente non è fatta solo per conservare informazioni, ma per creare idee quindi quanto più la alleggerisci tanto più la tua mente lavorerà più agilmente. Per alleggerirla, scrivi! Scrivi tutto quello che terresti a mente, scrivi i tuoi cerchi aperti, scrivi gli elenchi delle cose che non vuoi dimenticare.

Timer

Anche questo strumento è molto importante e può davvero rappresentare un valido alleato per ottimizzare l’utilizzo del tuo tempo. Può essere fisicamente un timer da tenere sul tavolo (come quello per conteggiare i tempi di cottura in cucina) oppure un timer digitale nel cellulare o nel PC. L’utilità (ce lo spiega benissimo Francesco Cirillo nella sua Tecnica del Pomodoro) è quella di conteggiare un tempo dedicato allo svolgimento della tua attività, in modo da poterti concentrare profondamente solo su quello che stai facendo, senza altre distrazioni e senza interruzioni. Il fatto di delegare ad uno strumento esterno il conteggio del tempo rende la tua mente più libera di addentrarsi completamente nel compito che devi svolgere. Poi con le opportune pause recuperi un po’, e poi riprendi la nuova sessione di lavoro.  Magari approfondiremo in un prossimo articolo questa teoria… Ti può interessare?

Cartaceo o digitale?

Un’ultima riflessione su questa distinzione. L’organizzazione che funziona è quella che è adatta a te, alle tue esigenze e che più si inserisce comodamente nelle tue preferenze e comportamenti. Per questo non è possibile stabilire a priori se siano meglio gli strumenti digitali o quelli cartacei. E’ questione di gusti e praticità personale.

Entrambi hanno degli svantaggi e dei vantaggi. Quelli cartacei sono più ingombranti, devi portateli sempre dietro… ma hanno il fascino intramontabile di farci scrivere a mano, toccare la carta, i colori… E tutte le caratteristiche estetiche che, come dicevo prima, ci fanno coltivare la bellezza!

Quelli digitali non hanno certo questo fascino, ma bisogna ammettere che hanno la comodità di essere immediati, sempre disponibili, sincronizzabili e condivisibili. E non è poco. Se poi come me passi molto tempo a lavorare al PC è molto comodo averli tutti disponibili, a portata di click.

Ecco gli strumenti digitali che uso io, pur continuando ad essere una amante folle di supporti cartacei e cancelleria!!!

• Google Calendar: è la mia agenda personale, nella quale segno i miei impegni, gli impegni di lavoro, gli impegni condivisi con mio marito
• Todoist: è una app che ho sia nel PC che nel telefono, nella quale segno le mie To do List quotidiane. E’ comoda digitale perché posso segnare al volo anche i miei cerchi aperti, ovunque io sia.
• Google Keep: è una app (anch’essa sia nel PC che nel telefono) per creare liste, o note in genere. La uso per le liste di cose generiche: cosa voglio comprare la prossima volta che vado all’Ikea, i piccoli lavoretti in casa da fare prima o poi, le cose da portare in eco-centro…
• Trello: è una app (nel PC e nel telefono) che uso nel lavoro per progettare i miei obiettivi e arricchire di idee i miei progetti. Ci sono dentro gli argomenti da trattare nel mio blog, il mio planning annuale per il lavoro, la lista di libri da comprare e da leggere…
• un timer nel PC: quello che uso io si chiama “Free Countdown Timer” ed è una applicazione da scaricare nel PC (per Windows).

Ciò nonostante utilizzo una agenda cartacea per il mio calendario editoriale, e ho diversi quaderni sui quali scrivo le mie note di lavoro (per esempio gli appunti quando partecipo a qualche evento o quando seguo degli incontri di formazione). Della carta non posso fare a meno!

Gli strumenti sono tanti e diversi, ce n’è per tutte le esigenze e per tutti gusti. Certamente puoi trovare quello più giusto per te, e certo non lo troverai al primo colpo. Si tratta di provare, sperimentare e magari cambiare nuovamente.

L’aiuto di un professionista può aiutarti ad analizzare le tue esigenze e può accorciare la tua ricerca, ma di certo quello che conta è non arrendersi e non pensare che tanto “non ci riesco”. Spesso si pensa che adottando questi strumenti si possano risolvere in poco tempo e facilmente i proprio problemi di organizzazione. Ma usare gli strumenti non è la soluzione, o meglio.. è l’ultimo passo della soluzione.

Prima ci deve essere prima di tutto voglia di cambiare e mettersi in discussione, poi una disponibilità ad ascoltarsi e osservarsi, una buona analisi di comportamenti e abitudini non utili, e infine l’adozione di nuove strategie con l’uso di strumenti adatti. Ecco perché a volte fare da soli non è sempre efficace.

Ti aspetto nel mio sito per scoprire come posso aiutarti e sui miei canali Facebook e Instagram per condividere con te tanti altri consigli utili per la tua organizzazione personale.

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