Raggiungere un obiettivo richiede l’elaborazione di un buon piano d’azione. Lo abbiamo visto qui. Ora si tratta quindi di tradurre in pratica la pianificazione e la programmazione della nostra strategia di azione. Come ti dicevo nell’articolo precedente, occorreranno gli strumenti giusti: liste e calendario/agenda. Ora approfondiamo le liste, e nel prossimo articolo parleremo di calendario e agenda.

Liste. Mai più senza!

Se mi segui da un po’ sai che ne sono una grande fan, del resto è difficile che una Professional Organizer non lo sia! Le liste restano il miglior modo per fare chiarezza e per semplificare ciò che nella nostra testa sembra complesso e confusionario.

Quando le informazioni nella tua testa si ammassano, aggrovigliano e appallottolano… scrivi! E con poca fatica tutto diventerà più chiaro, meno spaventoso e decisamente più affrontabile!

Ecco che quindi, per la nostra pianificazione di cose da fare per raggiungere il nostro obiettivo, le liste sono indispensabili! Solo con un dettagliato elenco di tutto ciò che ci serve e di tutto ciò che dobbiamo fare, i nostri progressi e avanzamenti saranno efficaci!

Le liste però non sono tutte uguali, ne esistono diversi tipi. E in più per essere nostre preziose alleate devono avere alcune caratteristiche.

Tipi di Liste

La più famosa è senza dubbio la To do List, ovvero la lista delle cose da fare. In genere sono le cose da fare oggi, nella giornata di lavoro o nel tempo dedicato ad una attività particolare. E’ la più famosa perché è certamente la più usata e la più determinante, che può davvero fare la differenza nella tua quotidianità.

Ma se devi realizzare il tuo obiettivo, hai bisogno di scrivere anche la tua Lista Progetto (o Lista Obiettivo) che è proprio quella che devi comporre nella tua pianificazione, cioè nella stesura della tua strategia di azione.
Come abbiamo visto, questa lista sarà articolata: avrà voci primarie e voci secondarie, e dovrà tenere conto di priorità e di autonomie e indipendenze delle attività, cioè se dipendono solo da te o se dipendono anche da qualcun’altro.

Un altro tipo di lista molto utile è quella legata ad una Persona o ad un Luogo: quante volte è capitato che telefoniamo ad un servizio clienti oppure andiamo dal commercialista, e ci dimentichiamo di chiedere tutto quello avevamo da chiedere?
In questa lista annoteremo tutto quello che: dobbiamo dare, dobbiamo chiedere, ci dobbiamo far dare dare o ci dobbiamo far dire dalla persona che incontriamo. E’ comoda perché magari la componiamo non tutta in un momento, ma si arricchisce di voci con l’andare nel tempo, ma poi quando saremo al momento giusto avremo sotto mano tutti gli appunti necessari! Nel caso della lista “luogo” il contenuto della lista riguarderà tutto ciò che devo prendere o portare in quel preciso luogo. L’esempio più classico: la lista della spesa! E’ la lista per il luogo “supermercato”. 😉

Infine un tipo di lista forse più conosciuta è la check list (lista di controllo). In questo caso la lista viene composta anticipatamente e poi al momento giusto viene utilizzata per controllare la presenza di tutto quello che è lì elencato. Per esempio, è molto utile per controllare l’equipaggiamento o il materiale che ti serve per qualche particolare attività, oppure per qualche procedura da seguire. Un esempio molto famoso di check list è la lista per la valigia! La prepari prima a tavolino e poi al momento di comporre il tuo bagaglio controlli di aver messo tutto.

Dove scrivere le liste?

Questa è una domanda che non può avere una risposta uguale per tutti: questa è una scelta che rispetta preferenze ma anche esigenze, necessità e stili di vita. Le possibilità sono diverse, e tutte ugualmente corrette!

Se i motivi delle tue liste riguardano solo il lavoro puoi usare una App nel computer e/o nel cellulare, oppure un quaderno o blocco sempre sulla tua scrivania. Se invece riguardano le tue attività di casa puoi usare una quaderno o blocco che terrai sempre a portata di mano, in cucina o in studio.

Le scelte tra digitale o cartaceo sono molto personali, se vuoi posso aiutarti a scegliere!
Se vuoi conoscere una App che io consiglio spesso leggi questo mio articolo per conoscere Google Keep.
Inoltre io sono una grande fan di Todoist che io uso quotidianamente per organizzare le cose da fare per lavoro e nella vita privata, ti racconto qui come si usa.

Come devono essere le liste?

Prima ti dicevo che le liste, qualsiasi tipo esse siano, devono avere delle caratteristiche importanti, che ne determinano l’utilità. Vediamo quali sono:

• affidabilità: scegli il supporto che vuoi, basta che sia per te comodo e affidabile. Inutile dire che “poi mi dimentico di guardarla”… Significa che il modo che hai scelto non si armonizza bene con le tue preferenze e le tue abitudini. Quelli che lasciano puntualmente la lista della spesa sul tavolo della cucina, forse potrebbero prendere in considerazione una App nel cellulare per fare questa lista (per esempio Remember the Milk) oppure potrebbero rivedere la loro strategia di utilizzo!
• fattibilità: non serve a niente scrivere una to do list di cinquecento cose, sapendo benissimo che non riusciremo a farle in una giornata. Non faremmo altro che alimentare frustrazione e ansia per il fatto di vedere sempre troppe voci ad attenderci. Ogni lista deve essere consapevole, cioè misurata rispetto al tempo disponibile e alle risorse che abbiamo, anche in termini di energia e concentrazione. Vuoi mettere con la soddisfazione di depennare tutto???
• dettagli: quanto più arricchiremo la nostra lista di dettagli, tanto più faciliteremo la realizzazione del compito, un conto è scrivere “dottore”, un altro è scrivere: “chiamare dottore” + motivo della chiamata + numero di telefono + orario di segreteria nel quale chiamare.

Ci risentiamo la prossima settimana per parlare di programmazione, intanto se hai domande o vuoi raccontarmi le tue liste scrivimi a info@sarabettella.it

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Se vuoi, io ci sono!

Photo by Erik Mclean on Unsplash